Pengertian, Proses, dan Rintangan Komunikasi Menurut Ahli

Pengertian, Proses, dan Rintangan Komunikasi Menurut Ahli - Tanpa komunikasi mungkin tidak akan ada kehidupan. Jangankan manusia yang dianugrahi sifat berbudaya, binatang sekalipun dalam mempertahankan survivalitas hidupnya melakukan komunikasi. Rakhmat (1994:vii) dengan panjang lebar menjelaskan, demikian:

Komunikasi ada di mana-mana: di rumah, ketika anggota-anggota keluarga berbincang di meja makan; di kampus, ketika mahasiswa-mahasiswa mendiskusikan hasil tentamen; di kantor, ketika kepala seksi membagi tugas; di mesjid, ketika muballigh berkhotbah; di DPR, ketika wakil-wakil rakyat memutuskan nasib bangsa; juga ditaman-taman, ketika seorang pecinta mengungkapkan rindu dendamnya. Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah penelitian mengungkapkan bahwa 70 % waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi. Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.

Salah satu unsur penting dalam kehidupan sosial adalah kemampuan untuk melakukan komunikasi dengan sesama, baik itu dalam lingkup komunikasi interpersonal, kelompok, organisasi dan sebagainya. Dengan komunikasi setiap individu memungkinkan saling berbagi cerita, berbagi pengalaman dan saling melakukan pembelajaran. Dengan berkomunikasi konflik seberat apapun dapat diatasi. Dengan komunikasi kehidupan manusia semakin berkualitas.

image source: www.lifehack.org

baca juga: Pengertian dan Karakteristik Kepemimpinan dalam Manajemen

Namun persoalannya, apakah komunikasi yang kita bangun cukup efektif sehingga sesuai dengan harapan ?  Apakah komunikasi yang kita lakukan memiliki dampak atau pengaruh sebagaimana yang kita inginkan ? Tentu saja jawabannya bisa ya……., juga bisa tidak. Itu semua sangat  tergantung kepada bagaimana kita melakukan aktivitas komunikasi.

Tulisan ini sengaja disajikan untuk memberikan pengetahuan teoretik-akademik mengenai bagimana caranya melakukan komunikasi yang efektif. Hal ini penting dilakukan agar setiap komunikasi yang dilakukan tepat merngenai sasaran sebagaimana dikehendaki.

Dalam konteks kehidupan di perusahaan, komunikasi efektif semakin vital keberadaannya, dengan harapan setiap jenis komunikasi menjadi faktor penunjang dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Komunikasi yang dibangun bisa dalam konteks formal maupun informal. Baik komunikasi vertikal maupun horizontal, atau komunikasi diagonal.

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Seseorang yang mempunyai kemampuan mengemukakan pandangan dengan sederhana dan efektif dan memiliki kemampuan untuk mengerti pembicaraan orang akan mempunyai kesempatan sukses yang lebih besar dalam masyarakat dan lingkungan bisnis yang kompleks dan multidimensional

Dalam berbagai literatur mengenai komunikasi kita menemukan definisi-definisi, pendapat atau pandangan yang berbeda mengenai komunikasi. Tetapi pada intinya ahli komunikasi menekankan bahwa komunikasi merupakan pengetahuan yang dapat diaplikasikan (applied science) pada semua bidang.

Inti dari Komunikasi adalah pertukaran pesan di antara dua orang atau lebih.

PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi diartikan dalam banyak ragam. James A.F. Stoner, menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses di mana seseoarng berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan. John R. Schemerhorn mengartikan komunikasi sebagai proses antarpribad dalam mengirim dan menerima simbol-simbol yang berat bagi kepentingan mereka.

Apabila meneliti dengan seksama pengertian-pengertian di atas, maka pada hakekatnya komunikasi adalah sebuah proses, yaitu proses pengiriman pesan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi tidak terjadi pada ruang hampa melainkan terjadi dalam kompleksitas tatanan sosial yang saling pengaruh mempengaruhi. Oleh karena itu senantiasa berproses dari waktu ke waktu.
Proses komunikasi di dalamnya melibatkan berbagai unsur yang saling terkait satu sama lain. Unsur-unsur atau komponen-komponen komunikasi itu adalah:

1. Source (sumber), bisa berupa orang, lembaga, buku dan sejenisnya.
2. Komunikator, yaitu berupa individu yang sedang berbicara, menulis, kelompok orang, organisasi komunikasi (pers) dan sebagainya.
3. Pesan, yaitu keseluruhan daripada yang disampaikan oleh komunikator.
4. Saluran (channel), yaitu bisa berupa panca indera atau media massa.
5. Komunikan, yaitu penerima pesan.
6. Effect (hasil), yaitu hasil akhir dari suatu komunikasi, yakni sikap dan tingkah laku orang, sesuai atau tidak sesuai dengan keinginan komunikator.

RINTANGAN KOMUNIKASI

Komunikasi bisa berjalan secara efektif jika tidak terdapat faktor-faktor atau unsur-unsur yang menghambat. Banyak faktor yang mempunyai hubungan fungsional untuk mencapai efektivitas komunikasi. Unsur-unsur komunikasi yang terdiri dari komunikator, pesan, dan komunikan menjadi bagian penting dalam efektivitas komunikasi. Faktor penting dalam komunikasi adalah sejauhmana ketika sedang berlangsungnya komunikasi dapat menghindari apa yang disebut noise.

Gangguan (noise) dapat didefinisikan setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini bisa berupa inferensi statis atau suatu panggilan telepon, musik yang hingar bingar disebuah pesta, atau sirene di luar rumah. Sementara Cangara mencatat tujuh hal yang dapat mengganggu proses komunikasi, yaitu:

1. Gangguan teknis, terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami gangguan, sehingga informasi yang ditransmisi melalui saluran mengalami kerusakan. Misalnya gangguan pada stasiun televisi atau radio, gangguan jaringan telepon, dan sebagainya.
2. Gangguan semantik, yakni gangguan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan bahasa yang digunakan. Misalnya: (1) kata-kata yang digunakan terlalu banyak memakai jargon bahasa asing sehingga sulit dimengerti oleh khalayak tertentu, (2) bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang digunakan oleh penerima, (3) struktur bahasa yang digunakan tidak sebagaimana mestinya, sehingga membingungkan penerima, (4) latar belakang budaya yang menyebabkan salah persepsi terhadap simbol-simbol bahasa yang digunakan.
3. Gangguan psikologis, terjadi karena adanya gangguan yang disebabkan oleh persoalan-persoalan dalam diri individu. Misalnya, rasa curiga penerima kepada sumber, situasi berduka atau karena gangguan kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna.
4. Rintangan fisik atau organik, yaitu rintangan yang disebabkan karena kondisi geografis, misalnya jarak yang jauh sehingga sulit dicapai, tidak ada sarana kantor pos, kantor telepon, jalur transfortasi, dan sebagainya. Dalam komunikasi antar manusia, rintangan fisik juga bisa diartikan karena adanya gangguan organik, yakni tidak berfungsinya salah satu panca indera pada penerima.
5. Rintangan status, yaitu rintangan yang disebabkan karena jarak sosial di antara perserta komunikasi. Misalnya, adanya jarak antara senior dan junior, atasan atau bawahan. Perbedaan ini pada gilirannya menuntut perilaku komunikasi yang selalu memperhatikan kondisi dan etika yang sudah membudaya dalam masyarakat, yakni bawahan cenderung hormat kepada atasannya, mahasiswa cenderung manut kepada dosennya, dan seterusnya.
6. Rintangan kerangka berpikir, yaitu rintangan yang disebabkan adanya perbedaan persepi antara komunikator dan khalayak terhadap pesan yang digunakan dalam berkomunikasi. Hal ini disebabkan karena latar belakang pengalaman dan pendidikan antara peserta komunikasi berbeda. Semakin jarak perbedaan ini lebar, maka komunikasi yang dibangun semakin kurang bagus atau lancar. Sebaliknya semakin perbedaan diantara pesrta komunikasi ini kecil atau bahkan tidak ada, maka komunikasi semakin lancar dan efektif. Schramm, menyatakan bahwa field of experience atau bidang pengalaman merupakan faktor yang amat penting untuk terjadinya kominikasi.
7. Rintangan budaya, ialah rintangan yang terjadi disebabkan karena adanya perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi. Di negara-negara sedang berkembang masyarakat cenderung menerima informasi dari sumber yang banyak memiliki kesamaan dengan dirinya, seperti bahasa, agama dan kebiasaan-kebiasaan lainnya.

Hambatan atau gangguan komunikasi juga dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut, yaitu: 

1. Gangguan yang terdiri dari gangguan mekanik (mechanical, chanel noise) dan gangguan semantik (semantic noise).
2. Kepentingan (interest), dimana akan membuat seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan. Orang akan memperhatikan pesan yang disampaikan jika pesan tersebut berhubungan dengan kepentingannya.

1. Motivasi terpendam, dimana motivasi akan mendorong seseorang berbuat sesuatu yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan kekurangannya, dan hal itu akan berimplikasi komunikasi yang dilakukannya.
2. Prasangka, yaitu salah satu rintangan atau hambatan berat bagi suatu kegiatan komunikasi oleh karena yang mempunyai prasangka belum apa-apa sudah bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi. Dalam prasangka, emosi paling dominan bermain serta seringkali mengambil kesimpulan tanpa pikiran yang jernih.

Jika dalam proses komunikasi mampu meminimalisir atau bahkan dapat menghilangkan sama sekali gangguan atau hambatan komunikasi, maka dapat dipastikan komunikasi dapat berjalan dengan lancar. Pada tahap ini, seluruh partisipan komunikasi (komunikator dan komunikan) harus mengetahui betul hambatan apa yang paling dominan ketika mereka berkomunikasi.

Dalam konteks komunkasi yang lebih terbatas, misalnya pada sebuah perusahaan atau organisasi, beberapa rintangan di bawah ini perlu diwaspadai, di antaranya: Rintangan Pengiriman Pesan yang Efektif (Barriers to effective sending)

1. Gagal untuk memahami materi pesan (Failure to know your material)

• Tidak cukup tahu mengenai subjek tersebut.
• Tidak mengorganisasikan dan mempresentasikan materi tersebut dengan cara yang mudah dimengerti
• Tidak fokus
• Pidato yang tidak teratur
• Generalisasi padahal dibutuhkan spesifikasi
• Ketidakpastian yang mengurangi kredibilitas

1. Gagal untuk mengetahui khalayak (Failure to know your audience). Bahkan dengan pengetahuan yang menyeluruh tentang materi dan pengorganisasian yang efektif, presentasi anda mungkin akan gagal bila tidak mengetahui/memenuhi kebutuhan audience. Misalnya, audience tidak akan dapat mencerna pesan anda karena komunikasi yang dilakukan terlalu teknikal atau terlalu simple, terlalu banyak menggunakan istilah yang tidak terjelaskan.

Anda akan gagal dalam memfokuskan pesan anda pada keinginan audience jika terlalu panjang. Karena jika orang-orang bisnis dibombardir dengan data dan angka dan memberikan audience terlalu banyak untuk dibaca dan didengar secara otomatis akan mengurangi kesempatan mereka untuk mengerti poin-poin pembicaraan anda.

Komunikasi akan gagal jika pengirim kekurangan perasaan emphaty dari audience. Emphaty adalah kemampuan untuk memahami orang lain. Ini merupakan elemen yang terpenting dalam komunikasi yang efektif karena memungkinkan kita menyisihkan pandangan (opini) dan mendapatkan persepsi yang sama dengan audience.

Komunikator yang menegrti emphaty akan mampu memprediksikan bagaimana orang akan merespon pesannya. Emphaty membuat anda dapat membingkai komunikasi anda dengan cara yang lebih efektif.

An abrasive personal style

Gaya seseorang dapat meningkatkan atau menghambat komunikasi. Abrasive personality, sebagai contoh: rasa bermusuhan, sombong dan lain-lain, membuat feedback sangat sulit dan keterbukaan untuk perubahan menjadi tidak mungkin. Ini juga akan menciptakan “communication tension”I (komunikasi yang cenderung meinggi) ketika orang tersebut tidak menyukai cara si pembicara membawakannya, perhatian mereka terhadap yang dikatakan dan ditulis melemah.

Abrasive style juga diekspresikan dalam bentuk nada suara (the tone of the message). Abrasive personality adalah nyata dalam tulisan maupun percakapan. “Condescending, dismissive, paternalist, angry atau negative tone (nada)” dapat terlihat dengan jelas ditulisan karena dapat memberikan kesempatan kepada audience untuk membaca kembali apa yang telah dikatakan. Pesan tertulis dapat menciptakan problem lebih besar dari pada pesan lisan.

Self-monitoring (memonitor dri sendiri), adalah penting. Contoh, jika sebuah pesan walaupun poin-poinnya akurat, teliti cara anda menyampaikan kepada audience jika ditelusuri dan ditemukan masalah pada sikap atau gaya komunikasi anda (style of communication). Anda harus membuat perubahan-perubahan.

Kesan Pertama yang Buruk (Making of poor first impression)

Kesan pertama merupakan hal yang penting dalam bisnis maupun hubungan personal. Kegagalan untuk berlaku, bergaya ataupun berbicara dalam sikap yang konsisten dengan peran anda, akan dapat merusak citra anda ketika anda bertemu dengan seseorang untuk pertama kalinya.

Pahami arti pentingnya kesan pertama dengan cara berusaha mengantisipasi reaksi negatif yang akan timbul. Berbusana dengan layak, berjabat tangan dengan kuat, berbicara dengan baik dan terorganisasi. Sebelum mengirimkan pesan tertulis, baca ulang setiap surat, memo, dan laporan dari perspektif orang yang akan menerimanya. Analisa respon yang mungkin timbul sehingga dapat membantu menghilangkan kesalahan yang tidak diduga.

KOMPONEN KOMUNIKASI EFEKTIF

Pesan (Message)

Pesan (Message) adalah komunikasi tertulis, liasn ataupun non verbal yang transmisikan oleh pengirim kepada audience.

Perkataan, nada, metode pengorganisasian, kekuatan alasan (argumen) anda dan pengaruh emosional, yang anda pilih untuk dikomunikasikan dan apa yang anda pilih untuk ditinggalkan, dan gaya presentasi anda adalah bagian dari pesan.

Pesan mempunyai komponen intelektual dan emosional. Melalui penggunaan alasan dan bukti kita berusaha menginformasikan atau meyakinkan. Melalui penggunaan emosi atau “motivasional appeal”, kita berusaha untuk membangkitkan perasaan, perubahan pikiran dan mendorong aksi
Pesan yang tidak focus dan tidak terorganisir dengan baik, menggunakan bahasa atau nada yang tidak layak atau berisi kesalahan-kesalahan teknis dalam penulisannya, menciptakan masalah-masalah komunikasi.

Bahasa yang diucapkan yang berisi bahasa “Prokem” atau terlalu sering diselingi “Ums”,..”Iya … kan” dan lain-lain akan mengurangi pengaruh dari pesan itu sendiri.
Begitu pula pada surat memo dan laporan dengan menggunakan format yang salah ataupun dengan format yang tidak kita kenal akan membuat komunikasi sulit untuk dimengerti.

Saluran (Channel)

Setiap pesan ditransmisikan melalui saluran-saluran dimana pesan dari pengirim dan pesan dari penerima berkomunikasi (berinteraksi).
Medium tersebut dapat berupa :

1. Face to face communication (komunikasi tatap muka)
2. Telephone
3. Radio, televise, surat kabar, dll

Pesan tertulis disampaikan dalam bentuk :

• Surat
• Memo, dan
• Laporan

Perkembangan teknologi memungkinkan pengembangan media komunikasi lebih lanjut seperti :

• Komputer dengan internet (interactive media)
• Video conferences
• Electronic mail (e-mail)
• Voice mail
• Fax machine

Sehingga pemilihan saluran komunikasi yang benar dan tepat menjadi sangat penting dari sebelumnya.

Gangguan Pada Saluran (Channel Barriers)

Sebagaimana tela dikemukakan di atas, menurut ahli teori komunikasi, gangguan (noise) adalah segala sesuatu yang mengganggu dalam transmisi pesan sehingga dapat berpengaruh sebaliknya seperti merubah arti pesan. Physical noise (gangguan fisik) dapat berupa gangguan suara lingkungan seperti sirine dll yang dapat mengganggu seseorang untuk mengdengarkan dengan baik.

Dalam pesan tertulis, physical noise dapat berupa halaman yang tercetak dengan buruk atau kertas yang buram sehingga sulit untuk menangkap pesan.

Semantic noise terjadi bila pembicara dan pendengar membicarakan sesuatu hal dengan arti yang berbeda seperti orang yang berbicara dengan bahasa yang berbeda, menggunakan jargon atau kompleks terminology yang tidak dimengerti oleh pendengar.

Penerima (Receiver)

Penerima adalah audience kepadanya pesan diarahkan. Sebagai aturannya, penerima dalam memasuki setiap transaksi komunikasi mempunyai perasaan dan satu set opini atau konsepsi sebelumnya (frame of reference) yang mempengaruhi bagaimana mereka merespon pesan. Komunikator yang berhasil memperhitungkan kebutuhan ini dan menggunakannya sebagai poin awal dalam usahanya untuk menginformasikan atau mempengaruhi/membujuk.

Semua audience pada dasarnya ”selfish” dalam arti mereka bereaksi kepada pesan dengan pertanyaan dasar yang bersifat self-center, “Bagaimana ini dapat membantu saya”. Sebagai contoh kustomer menginginkan surat anda menjawab masalah kreditnya, seorang supervisor mengharapkan laporan anda yang berisi rekomendasi untuk proyek yang baru dll. Kebutuhan ini menentukan keinginan audience dan respon audience.

Gangguan Pada Sipenerima (Receiver Barriers)

Ketika audience mempunyai kemampuan mendengar dan membaca yang buruk, komunikasi tidak dapat berjalan dengan baik. Audience anda mungkin tidak akan memperhatikan pesan-pesan anda sebelum nilai-nilai pesan tersebut menjadi jelas. Ini terjadi jika audience anda tidak punya kemauan untuk menemukan keinginan dalam pesan yang tampaknya tidak menarik, dan tidak punya komitmen untuk memperhatikan dan menagtasi kesan pertama.

Umpan Balik (Feedback)

Feedback terdiri dari pesan-pesan yang dikirimkan kembali oleh audience kepada pengirim (sender). Feedback dapat menyebabkan pengirim merubah presentasi pesan atau membatalkan keseluruhannya. Karena feedbacknya buruk, maka komunikator bisa menghentkan presentai atau komunikasinya.

Gangguan Pada Umpan Balik (Barriers to Feedcak)

1. Keadaan yang tidak mendukung iklim berdiskusi membuat tidak mungkin bagi pegawai/masyarakat memberikan umpan balik yang jujur dan terbuka atas apa yang mereka dengar dan baca.
2. Umpan balik mungkin saja diberikan terlambat ataupun tidak layak. Ini dapat terjadi karena umpan balik yang diberikan tidak mengenai isu-isu utama (key points) melainkan pada hal-hal yang tidak berkaitan misalnya karakter seseorang atau hal-hal lain yang tidak penting.
3. Umpan balik sering dikomunikasikan secara non-verbal seperti ekspresi wajah, gerakan dan suara. Pada kenyataannya, tanda-tanda non-verbal tersebut seringkali mengisyaratkan pesan-pesan yang kuat dari pada kata-kata.

Konteks (Context)

Konteks mengacu pada situasi dimana komunikasi terjadi dan setiap faktor mempengaruhi transmisi pesan.

Konteks bisa merupakan sesuatu didalam suatu lingkungan misalnya, lingkungan kantor ataupun sesuatu yang lebih besar misalnya, budaya.
Contoh faktor-faktor lingkungan adalah :

• Kesempatan dimana pesan sangatlah dibutuhkan (Pemerintah meminta sebuah proposal).
• Perilaku teman kerja terhadap teman kerja yang lain (Pegawai yang tidak saling menyukai satu sama lainnya akan mempersulit komunikasi).
• Banyaknya orang yang terlibat dalam komunikasi pesan (rapat dengan tujuh orang akan mempunyai dinamika komunikasi yang berbeda dengan rapat yang dihadiri oleh dua orang).
• Banyaknya inforamsi yang saling berkompetisi untuk mendapatkan perhatian (Manajer yang mempunyai tiga proyek yang harus diselesaikan segera akan mempunyai respon yang berbeda terhadap sebuah memo dengan seorang manajer yang mejanya bersih).

Budaya, dalam lingkup yang lebih besar, meliputi Budaya Perusahaan, Masyarakat dan Budaya Nasional dan juga Budaya Internasional. Perbedaan budaya, sebagai contoh diekspresikan dengan gaya bekerja yang berbeda-beda yang mempengaruhi peraturan-peraturan komunikasi yang tidak tertulis.

Gangguan pada konteks (contextual barriers)

Information Overload

Panerima menerima begitu banyak pesan dari berbagai sumber. Terlalu banyak informasi dan sedikit waktu untuk menyerapnya menyebabkan penerima beranggapan tidak satupun pesan yang diterima layak untuk mendapatkan perhatian.

Sekian artikel tentang Pengertian, Proses, dan Rintangan Komunikasi Menurut Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

1. Hunsaker, Philip L. & Alessandra, Anthony J., The art of Managing People, Simon & Schuster Inc., New York, 1980.
2. Hodgetts, Richard M., Modern Human Relations At Work, The Dryden Press Harcourt Brace Jovanovich, Fort Worth, TX, 1993.
3. De Vito, Joseph A (1996). Essential of human communication. New York : Harper Collins Publishers.
4. Boone, LE; Kurtz, DL & Block, JR (1984). Contemporary business New Jersey: Prentice Hall.

Berbagi :